常磐地区防災計画基本計画編１０～１２ページをご覧ください。そこにはあらゆる混乱を避ける視点で解説していますが、もっと基本的な理由は、国や他県、協定団体などから、避難住民にとって適時適切な支援を受けるためには、避難者名簿などの現況報告や物資発注がなくてはならないからです。支援は税金によって行われますから、そこから支援を受けるためには必要な支援内容を文書化する受援体制が必要になるということです。受援体制をつくる責任者は行政担当者ですが、混乱が起きる規模の避難となった先例では、全てが遅延し、避難者側に第２次的な人的被害を経験してきました。受援体制の成否は「避難所初動期」にあるとも言え、これも基本的理由となります。そして避難所の安定期では健康を守り、その後の生活再建への活力を支えるような運営を目標にすることが求められます。常磐小学校区では、まず、「避難所開設訓練により、感染症対策、衛生対策を経たのちに、世帯別に「避難所利用者登録票」の提出を受け、個人別の「番号カード」を持って屋内に入所する」、非常に単純ですが、これらの初動期を確実に実現させてから次に展開する方針です。下のVTRは、千葉市が公表する「開設～運営まで」の解説です。イメージとして捉えてください。
巨大地震発災時の常磐地区では、校区避難所を常磐小学校とし受援体制の拠点とする防災計画があります。避難する期間は４～５カ月を想定し、避難所開設初動期に整備すべき受援者データのもとにするのが、「避難所利用者登録票」です。避難所への避難者は、入所受付時に提出します。車泊、テント泊、在宅避難者についても受援体制の拠点となる避難所等に提出することになります。「避難所利用者登録票」は”常磐地区防災計画書””避難所開設編”に掲載しています。